Ao se planejar corretamente, buscando a melhor forma de concretizar tarefas, projetos e planos, estamos descartando inúmeras possibilidades de falha. O mais imperativo dos assuntos nos dias de hoje sobre planejamento, seja para aqueles que utilizam o planejamento estratégico em suas empresas, seja para o cidadão comum que quer apenas chegar no horário certo a um compromisso é o planejamento estratégico do tempo.
Vejo constantemente pessoas reclamando da falta de tempo, dos dias curtos ou mesmo que a vida está passando muito rápido e já não é possível aproveitar os melhores momentos com a família. No entanto, vejo outras inúmeras pessoas renomadas e de sucesso, positivamente invejáveis, que conseguem conciliar grandes fortunas, carreiras de sucesso e a vida pessoal e familiar com paz e alegria.
O que essas pessoas têm de especial? São superdotados? Possuidores de grande poder de controle do tempo? O tempo é diferente para essas pessoas? Eles têm privilegio temporal?
A resposta é obvia! Essas pessoas apenas possuem um gerenciamento de tempo eficiente.
Para que as pessoas possam melhorar a eficácia de suas tarefas e organizarem melhor sua agenda, faz-se necessário acostumarem com a utilização de técnicas que possam otimizar suas tarefas, claro, sempre de uma maneira realista. Para isso, escrevemos alguns passos simplificando essa tarefa:
1ª Fase: Identifique seus principais valores. O que é mais importante em sua vida? Exemplos de valores: Beleza, boa forma, compaixão, coragem, criatividade, equilíbrio, fé, generosidade, gratidão, honestidade, integridade, lealdade, liberdade, liderança, paciência, profissionalismo, qualidade, sabedoria, saúde, respeito, responsabilidade, trabalho em equipe, humor.
2ª Fase: Crie metas e escreva em um local que você possa ler todos os dias. Metas não são apenas sonhos, mas sonhos com um prazo para acontecer! Exemplos de metas: Em 5 anos terei o maior jornal do Estado de São Paulo; Nas férias de 2013 irei à Paris; Em 3 anos serei diretor comercial da empresa.
3ª Fase: Inicie cada mês fazendo um planejamento mensal com as principais atividades já marcadas. Compromissos importantes e de planejamento necessário em médio prazo. Exemplo de Planejamento Mensal: Agendamento de consulta médica sem urgência; Reunião com executivos estrangeiros; Viagem programada.
4ª Fase: Inicie cada semana fazendo um planejamento com as atividades mais importantes. Atividades que tenham prioridade com seus valores. Físico: Caminhada 3 x semana; Social/Emocional: Jantar familiar; Mental: Ler livro profissional; Espiritual: Tempo para refletir.
5ª Fase: Todas as tardes verifiquem os compromissos agendados para o dia seguinte, verifique se há compromissos da agenda semanal, e certifique-se de que a agenda está realista. Classifique seus compromissos diários em prioridades; Utilize como se fosse um check list.
Outras dicas:
1. Classificar as Prioridades diárias em:
A = Alta prioridade
B = Média prioridade
C = Baixa prioridade
2. Fazer a agenda em local TRANQUILO.
3. Equilibrar compromissos pessoais e profissionais.
4. Remarcar os compromissos não cumpridos.
5. Centralize suas informações em um único local.
256. Faça backup sempre.
Até a próxima!
